Privacyverklaring Mediamaatje

1. Wie zijn wij?

Mediamaatje

Daltonlaan 200

3584 BJ Utrecht

KvK-nummer: 74064487

E-mail: info@mediamaatje.nl

Website: https://mediamaatje.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@mediamaatje.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, gegevens die ontstaan tijdens onze samenwerking en gegevens die technisch worden verzameld wanneer u onze website of online omgeving gebruikt.

Het kan gaan om de volgende gegevens:

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is. Hieronder staat waarvoor wij gegevens gebruiken:

• Uitvoering van onze dienstverlening: Wij gebruiken gegevens om socialmediacontent te bedenken, maken, bewerken, plannen, publiceren en evalueren. Ook gebruiken wij gegevens voor advertenties, contentkalenders, klantcommunicatie, projectmanagement en het leveren van toegang tot het klantportaal.
• Communicatie: Wij gebruiken contactgegevens om vragen te beantwoorden, afspraken te plannen, offertes te sturen, feedback te verwerken en contact te houden met klanten, leads, leveranciers en andere betrokkenen.
• Administratie en facturatie: Wij verwerken gegevens voor offertes, overeenkomsten, facturen, betalingen, boekhouding en fiscale verplichtingen.
• Marketing en acquisitie: Wij kunnen gegevens gebruiken om geïnteresseerden te benaderen, onze diensten onder de aandacht te brengen, advertenties te tonen, nieuwsbrieven te versturen en bestaande klanten te informeren over relevante diensten.
• Verbetering van onze website en dienstverlening: Wij analyseren hoe onze website, campagnes, processen en dienstverlening worden gebruikt, zodat wij deze kunnen verbeteren.
• Beveiliging en misbruikpreventie: Wij verwerken technische gegevens om onze website, systemen, bestanden, klantomgeving en communicatie te beveiligen.
• Wettelijke verplichtingen: Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: Bijvoorbeeld wanneer wij diensten leveren aan klanten of afspraken maken met leveranciers.
• Wettelijke verplichting: Bijvoorbeeld voor onze administratie, boekhouding en fiscale bewaarplichten.
• Gerechtvaardigd belang: Bijvoorbeeld voor klantcommunicatie, bedrijfsvoering, beveiliging, verbetering van onze dienstverlening, zakelijke marketing en het onderhouden van klantrelaties.
• Toestemming: Bijvoorbeeld voor bepaalde cookies, nieuwsbrieven, bepaalde marketingactiviteiten of wanneer toestemming nodig is voor herkenbare publicatie van beeldmateriaal.

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming altijd intrekken. De verwerking vóór het intrekken van de toestemming blijft dan wel geldig.

5. Beeldmateriaal en socialmediacontent

Mediamaatje maakt en verwerkt foto’s, video’s en audiomateriaal voor klanten. Daarbij kunnen medewerkers, eigenaren, klanten, gasten of andere personen herkenbaar in beeld of geluid voorkomen.

Wanneer wij content maken in opdracht van een klant, spreken wij met de klant af dat de klant betrokkenen binnen de eigen organisatie of locatie tijdig informeert. Denk aan medewerkers, gasten of andere personen die herkenbaar in beeld kunnen komen.

Voor personen die duidelijk centraal staan in content, zoals testimonials, interviews of herkenbare hoofdrollen, wordt vooraf akkoord gevraagd door Mediamaatje of door de klant. Wanneer iemand niet herkenbaar in beeld wil, kan dit vooraf worden aangegeven.

6. Verwerking namens klanten

In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens namens onze klanten. Bijvoorbeeld wanneer wij socialmediakanalen beheren, advertenties klaarzetten, content publiceren, leads verwerken of toegang hebben tot systemen van de klant.

In die gevallen kan de klant verwerkingsverantwoordelijke zijn en Mediamaatje verwerker. Waar nodig maken wij hierover afspraken in een verwerkersovereenkomst of in de dienstverleningsovereenkomst.

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor persoonsgegevens die de klant aanlevert, voor de rechtmatigheid van de opdracht en voor het informeren van betrokkenen binnen de eigen organisatie.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen gegevens delen met:

• Hostingpartijen en IT-leveranciers: Voor het beheren van onze website, e-mail, bestanden, systemen en klantomgeving.
• Softwareleveranciers: Voor projectmanagement, planning, administratie, boekhouding, ontwerp, videobewerking, opslag en communicatie.
• Betaal- en boekhoudpartijen: Voor facturatie, betalingen en administratie.
• Marketing- en advertentieplatforms: Zoals Meta, Google, LinkedIn, TikTok of andere platforms wanneer wij advertenties beheren, campagnes uitvoeren of websitebezoek meten.
• Socialmediaplatforms: Wanneer wij content publiceren of beheren via platforms zoals Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn of YouTube.
• Freelancers, medewerkers of samenwerkingspartners: Wanneer zij betrokken zijn bij de uitvoering van onze dienstverlening, zoals filmen, editen, planning, copywriting of klantbeheer.
• Autoriteiten: Wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te delen.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van gegevens.

8. Doorgifte buiten de EER

Sommige softwareleveranciers en platforms die wij gebruiken, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Denk aan internationale aanbieders zoals Google, Meta, Adobe, Canva, softwareleveranciers of advertentieplatforms.

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij waar mogelijk dat dit gebeurt op basis van passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen, een adequaatheidsbesluit of andere maatregelen die onder de AVG zijn toegestaan.

9. Gebruik van AI-tools

Mediamaatje kan AI-tools gebruiken om werkzaamheden efficiënter uit te voeren. Denk aan het maken van conceptteksten, brainstorms, analyses, planningen, samenvattingen of interne procesondersteuning.

Wij proberen te voorkomen dat onnodige of gevoelige persoonsgegevens in AI-tools worden ingevoerd. Wanneer persoonsgegevens toch worden gebruikt, doen wij dat alleen wanneer dit passend is binnen het doel van de verwerking en de dienstverlening.

AI-output wordt niet automatisch als definitieve beslissing gebruikt richting klanten of betrokkenen. Waar nodig beoordelen wij de output handmatig.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken:

• Functionele cookies: Deze cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Analytische cookies: Deze cookies helpen ons te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Wanneer analytische cookies weinig of geen gevolgen hebben voor de privacy, kunnen deze zonder toestemming worden geplaatst. Als analytische cookies meer gegevens verzamelen dan noodzakelijk, vragen wij toestemming.
• Marketing- en trackingcookies: Deze cookies gebruiken wij voor advertenties, retargeting, campagneanalyse en het meten van advertentieprestaties. Hiervoor vragen wij toestemming via onze cookiebanner.

Bij uw eerste bezoek aan onze website kunt u uw cookievoorkeuren instellen. U kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via uw browserinstellingen. Het weigeren van cookies kan invloed hebben op de werking van bepaalde onderdelen van de website.

11. Nieuwsbrieven en marketingcommunicatie

Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief of marketingcommunicatie, gebruiken wij uw e-mailadres om u berichten te sturen over Mediamaatje, onze diensten, updates, tips of aanbiedingen.

U kunt zich altijd afmelden via de afmeldlink in de e-mail of door contact op te nemen via info@mediamaatje.nl.

Bestaande klanten kunnen wij ook informeren over vergelijkbare of relevante diensten. U kunt hier altijd bezwaar tegen maken.

12. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in principe de volgende bewaartermijnen:

• Administratie en facturen: Wij bewaren administratieve gegevens zolang dit wettelijk verplicht is. Voor fiscale gegevens is dit meestal 7 jaar.
• Offertes en leadgegevens: Gegevens van leads en offerteaanvragen bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij er een klantrelatie ontstaat of er een andere reden is om gegevens langer te bewaren.
• Klant- en projectgegevens: Wij bewaren klant- en projectgegevens zolang de samenwerking loopt en daarna zolang dit nodig is voor administratie, bewijsvoering, support, overdracht of wettelijke verplichtingen.
• Beeldmateriaal en contentbestanden: Beeldmateriaal en contentbestanden bewaren wij zolang dit nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, hergebruik binnen de samenwerking, archivering of overdracht aan de klant. Wanneer de samenwerking eindigt, kunnen afspraken worden gemaakt over verwijdering of overdracht.
• Nieuwsbriefgegevens: Wij bewaren nieuwsbriefgegevens totdat u zich afmeldt of totdat de nieuwsbrief wordt beëindigd.
• Cookiegegevens: Cookiegegevens worden bewaard volgens de bewaartermijnen van de betreffende cookies en instellingen.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking.

Wij gebruiken onder andere beveiligde verbindingen, toegangscontrole, wachtwoordbeveiliging, tweestapsverificatie waar mogelijk, beperkte toegang tot systemen en zorgvuldige omgang met bestanden en klantgegevens.

Alleen personen die toegang nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang tot relevante persoonsgegevens.

14. Uw privacyrechten

U heeft onder de AVG verschillende rechten. U heeft het recht om:

• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen wanneer daar recht op bestaat;
• de verwerking van uw gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of direct marketing;
• gegevens over te laten dragen aan uzelf of een andere partij;
• toestemming in te trekken wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@mediamaatje.nl.

Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Soms kan het nodig zijn om uw identiteit te controleren. Daarbij vragen wij niet om meer gegevens dan noodzakelijk.

15. Klachten

Als u vindt dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan contact met ons op via info@mediamaatje.nl. Wij proberen dan samen tot een oplossing te komen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen, wetgeving of werkwijze verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Wij raden aan deze privacyverklaring regelmatig te bekijken.